En cumplimiento de lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, reglamentada parcialmente por el Decreto 1377 de 2013, BIP TRANSPORTES S.A.S., con el fin de garantizar que se cumpla con el derecho que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en nuestras bases de datos y en archivos de consulta con entidades públicas o privadas, ha establecido la presente Política y Procedimiento para el Tratamiento de los Datos Personales y Sensibles, suministrados por nuestros empleados, clientes y proveedores para el desarrollo del objeto social de BIP TRANSPORTES S.A.S y en general aquellas personas que sean objeto de cualquier operación como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

RAZÓN SOCIAL: BIP TRANPORTES S.A.S

DIRECCIÓN: Carrera 63 No. 98 B – 25

CORREO ELECTRÓNICO: gerencia@www.biptransportes.com

TELÉFONO: (1) 643 1093

TRATAMIENTO Y FINALIDAD DE LA INFORMACIÓN

RECOLECCIÓN Y USO DE LA INFORMACIÓN. BIP TRANSPORTES S.A.S, obtendrá la información y datos personales mediante la recolección directa para fines exclusivamente precontractuales, contractuales, comerciales y legales, acordes con el objeto social de la Compañía y conforme a las siguientes finalidades:

1. Control para la vinculación de clientes actuales y potenciales, contratistas, proveedores, empleados, conductores, propietarios de vehículos, beneficiarios y destinatarios de mercancías, terceros y en general para aquellas personas que tengan un vínculo comercial o contractual con la Compañía.

2. Uso de la información con fines comerciales, para la promoción y mercadeo de los productos y servicios prestados, así como otros servicios inherentes y complementarios a la actividad social de BIP TRANSPORTES S.A.S.

3. Control y prevención del fraude, lavado de activos y financiación del terrorismo, con el fin de dar pleno cumplimiento a las obligaciones legales de la Compañía.

4. Para la ejecución y cumplimiento de los contratos que desarrolle en el ejercicio de su objeto social.

5. Para compartir la información con los filiales que conforman el círculo empresarial de BIP TRANSPORTES S.A.

6. Para atender las solicitudes o requerimientos de los entes de control, regulación y autoridades judiciales.

ALMACENAMIENTO. BIP TRANSPORTES S.A.S, cuenta con los medios tecnológicos y las medidas técnicas, humanas y administrativas idóneas para asegurar que los datos sean almacenados de manera tal que se evite la adulteración, pérdida, consulta uso o acceso no autorizado por parte de terceras personas.

CIRCULACIÓN.  BIP TRANSPORTES S.A.S, garantiza la reserva de la información, suministrando los datos personales recolectados solo cuando ello correspondan al desarrollo de las actividades acordes con el objeto social, inclusive después de finalizada la relación comercial o contractual.

SUPRESIÓN. BIP TRANSPORTES S.A.S, cuenta con mecanismos gratuitos para asegurar al titular de la información el fácil acceso para solicitar la supresión de datos o la revocatoria de la autorización otorgada. Dicha solicitud no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES

BIP TRANSPORTES S.A.S, informa que conforme a lo ordenado por el artículo 6 de Ley 1581 de 2012, no hará uso de datos sensibles tales como datos que revelen el origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencias sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen sindicatos, organizaciones los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, como fotos, videos, huellas digitales, etc., excepto en los siguientes casos:

1) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización;

2) Cuando el Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización;

3) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;

4) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

BIP TRANSPORTES S.A.S, garantiza el respeto de los derechos a la privacidad y protección de la información que pueda poseer de niños, niñas y adolescentes, evitando el uso de datos que contengan información de aquellos, salvo que sean de naturaleza pública.

DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

Conforme con lo preceptuado por el artículo 8° de la Ley 1581 de 2012, BIP TRANSPORTES S.A.S, pone en conocimiento de los titulares de la información y datos personales recolectados los derechos a que tengan lugar:

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo los casos previstos en el artículo 10 de la mencionada Ley, esto es, cuando la información haya sido requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando sean datos de naturaleza pública, casos de urgencia médica o sanitaria, tratamiento de información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos y datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

c) Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;

d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;

e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la  Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o

Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución;

f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ÁREAS RESPONSABLES DE LA ATENCIÓN A PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

Las dependencias a quien deberán ser dirigidas las inquietudes respecto a cada área serán:

Gerencia General

Persona encargada: Nelson Parra

Correo Electrónico: gerencia@www.biptransportes.com

Gestión Humana:

Persona encargada: Lucero Pardo

Correo Electrónico: ghumana@www.biptransportes.com

HSEQ:

Persona encargada: Lucero Pardo

Correo Electrónico: hseq@www.biptransportes.com

En cualquier caso, el titular de la información tiene la posibilidad de solicitar su corrección, actualización o supresión, enviando una comunicación escrita al correo electrónico gerencia@www.biptransportes.com  o a través de la línea (1) 6431093.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS O REVOCACIÓN DE LA AUTORIZACIÓN

Podrán solicitar la corrección, actualización o supresión de la información y datos personales las personas legitimadas para el ejercicio de tales derechos  las siguientes:

A. Titular de la información, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.

B. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.

C. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.

D. Por estipulación a favor de otro o para otro.

1. PROCEDIMIENTO PARA CONSULTAS:

1.1. El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes

calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.

1.2. La consulta deberá ser dirigida al área responsable, en forma escrita junto con los documentos que lo

acrediten como titular de la información, la cual será atendida en un término máximo de 10 días hábiles a la recepción de la comunicación.

Si dicha información no puede ser suministrada dentro del tiempo inicialmente estipulado se informará al interesado, expresando los motivos y señalando la fecha en la cual será absuelta la consulta, tiempo que no podrá exceder del inicial.

Si la consulta se hace personalmente, se deberá enseñar los documentos originales que prueben la titularidad.

Si la consulta se hace a través de apoderado deberá presentar original del poder debidamente otorgado y autenticado ante notaría pública

2. PROCEDIMIENTO PARA RECLAMOS:

2.1. El titular debe dirigir una comunicación al área responsable, expresando los motivos por los cuales

considera que los datos personales deben ser corregidos, actualizados o eliminados de la base de datos, anexando los documentos que sustenten dicha petición, y los que identifiquen plenamente al reclamante, indicando además los datos completos de identificación y notificación.

2.2. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la

recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

2.3. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien

corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

2.4. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en

trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

2.5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día

siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

AUTORIZACIÓN

De conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, y con el fin de asegurar a los titulares de la información el cumplimiento de las finalidades establecidas en la presente política, BIP TRANSPORTES S.A.S, en su condición de responsable del tratamiento de datos, cuenta con los mecanismos idóneos para obtener previamente a recolectar datos personales el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de la información.

Dicha autorización será conservada como prueba del consentimiento por el responsable.

Al momento de solicitar la autorización al titular de los datos, se le informará lo siguiente:

• Datos que van a ser recolectados.

• Finalidades para las cuales serán obtenidos los datos.

• Informar que datos son sensibles.

• Al tratarse de datos sensibles no estará obligado a autorizar su tratamiento.

• Se comunicará la titular que podrá revocar en cualquier momento la autorización y solicitar la supresión de los datos personales.

• En caso de vencerse el término establecido para revocar o suprimir los datos, el titular de la información podrá dirigir su petición a la Superintendencia de Industria y Comercio.

Los cambios que se efectúen en la presente política de tratamiento de datos personales, como identificación de la persona responsable del manejo de datos, finalidades del tratamiento y que afecten directamente el contenido de la autorización, se comunicará oportunamente por el responsable a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas.

Cuando el cambio sea referente a las finalidades de la política se obtendrá una nueva autorización del titular de los datos recolectados.

BIP TRANSPORTES S.A.S, se abstendrá de responder por cualquier circunstancia que se presente como consecuencia de los datos que hayan sido suministrados incompletos y que induzcan a error.

VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política de tratamiento de la información entrará en vigencia desde el día 01 de Enero de 2017.

BIP TRANSPORTES S.A.S, ha definido esta política para todos los que participen dentro de su actividad de negocio directa o indirectamente.

NELSON ROBERTO PARRA PALENCIA

GERENTE GENERAL