Tratamiento de Datos Sensibles

BIP TRANSPORTES S.A.S. realiza el tratamiento de datos sensibles, el cual es necesario para la prestación de sus servicios de talento humano. Para el tratamiento de estos datos sensibles, BIP TRANSPORTES S.A.S. tendrá que cumplir con los siguientes requisitos, según lo establecido en la Ley 1581 de 2012:

1. a) Obtener del Titular la autorización explícita para dicho Tratamiento.

1. b) Informar el dato sensible que recolectará del titular, la finalidad del tratamiento, como el hecho de que, por ser datos sensibles, el titular no está obligado a autorizar el tratamiento.

1. c) Incorporar medidas de seguridad estrictas para garantizar la confidencialidad, seguridad y circulación restringida de esta información. 

BIP TRANSPORTES S.A.S. en caso de transportar niños, niñas y adolescentes velará porque en la recolección de datos personales, sean los representantes legales de los menores quienes otorguen la autorización para el tratamiento de esa información, además, se encargará de cumplir los requisitos establecidos en la Ley 1581 de 2012, como en el Decreto 1377 de 2013, en lo relacionado con la recolección y tratamiento de datos.

12. FINALIDADES CON LAS QUE SE EFECTÚA LA RECOLECCIÓN DE DATOS PERSONALES Y TRATAMIENTO DE LOS MISMOS

La recolección y tratamiento de datos personales por parte de BIP TRANSPORTES S.A.S., relativa a sus trabajadores, proveedores y terceros, obedece a las finalidades descritas a continuación:

1. TRABAJADORES Y ADMINISTRATIVOS

• Gestión de la relación laboral, que incluye específicamente el proceso de admisión, los pagos de salarios, el control de novedades laborales como incapacidades, permisos, el control de acceso y horario de trabajo del trabajador, el control del personal activo de la empresa, seguimiento al cumplimiento de las funciones del trabajador, las afiliaciones y aportes a seguridad social y cajas de compensación tanto de los trabajadores como de sus familiares, cuando a ello hubiere lugar.

• Evaluación y seguimiento del entorno social del trabajador.

• Envío de felicitaciones por fechas especiales.

• Realización de exámenes periódicos de salud.

• Realización de actividades y eventos de integración y recreación.

1. PROVEEDORES

• Contacto para cotizaciones, publicaciones de ofertas, como para la gestión de las relaciones contractuales que surjan, con el objeto de adquirir sus servicios, como los insumos para el funcionamiento de la empresa.

• Ingreso en sistema contable, con el fin de realización de pagos y demás procesos propios de las obligaciones derivadas de los contratos.

• VISITANTES

• Seguimiento para identificación de los usuarios que ingresen a las instalaciones de la empresa.

1. FINALIDADES COMUNES

Además de las finalidades mencionadas anteriormente, las cuales varían de acuerdo a la calidad que ostentan los titulares de la información frente BIP TRANSPORTES S.A.S. como Responsable del Tratamiento (trabajadores, proveedores, visitantes), se establecen como finalidades comunes del tratamiento de los datos que se encuentren en las bases de datos de la organización las siguientes:

• La seguridad en las instalaciones BIP TRANSPORTES S.A., por lo cual se practica la video vigilancia en la empresa, mediante circuito cerrado de televisión, el cual es administrado por BIP TRANSPORTES S.A.S..

• Trámite de quejas, peticiones, reclamos, felicitaciones, sugerencias y demás solicitudes.

• Reacción a contingencias como incendios, terremotos, inundaciones que afecten la integridad de las instalaciones o de las personas dentro de ellas.

• Remisión de información de trabajadores, requerimientos y notificaciones a los trabajadores, proveedores y contratistas de la empresa, que se encuentran registrados en nuestras bases de datos.

• Dar cumplimiento a exigencias legales y requerimientos de autoridades judiciales.

13. AVISOS DE PRIVACIDAD

Para efectos de la recolección de información, se cumplirán los requisitos establecidos en esta política; no obstante, en los que no sea posible poner a disposición del Titular las políticas de tratamiento de la información, BIP TRANSPORTES S.A.S. informará por medio de un aviso de privacidad al titular, sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar en el momento de la recolección de los datos personales. Este aviso de privacidad deberá contener:

1. Nombre o razón social y datos de contacto de BIP TRANSPORTES S.A.S.

2. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.

3. Los derechos que le asisten al titular.

4. Los mecanismos dispuestos por BIP TRANSPORTES S.A.S. para que el titular conozca la Política de Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella.

14. TEMPORALIDAD DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES.

BIP TRANSPORTES S.A.S. solo podrá recolectar, almacenar, usar o circular los datos personales durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que justificaron el tratamiento, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento, y sin perjuicio de las normas legales que dispongan lo contrario, procederá a la supresión de los datos personales en su posesión. No obstante, los datos personales deberán ser conservados cuando así se requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.

15. RELACIONES CONTRACTUALES QUE INVOLUCREN ACCESO A DATOS PERSONALES

1. Vinculación por contrato laboral: Para el ingreso de trabajadores nuevos con contrato laboral, es necesario que cada trabajador que empiece a realizar algún tipo de labor, manifieste conocer, aceptar y aplicar las políticas de protección de datos personales; de igual forma, se requiere la firma de la autorización correspondiente para el manejo de datos necesarios para el proceso de selección y los que se utilicen para desarrollo de la relación laboral.

El Proceso de Talento Humano deberá velar para que, en cada incorporación de un nuevo trabajador, contratista, aliado, se exija el conocimiento, la firma y aceptación de la presente política, como de las autorizaciones y los demás documentos que la complementen. 

1. Vinculación por prestación de servicios: Para las personas que se vinculan a BIP TRANSPORTES S.A. mediante prestación de servicios, deberán conocer y aceptar las políticas de protección de datos personales, obligarse a su cumplimiento y suscribir el acuerdo de confidencialidad estructurado con fines de protección de información personal y corporativa.

• Vinculación comercial: En los casos de aliados, o terceros con los que se desarrollen relaciones comerciales que involucren acceso, tratamiento, transmisión o transferencia de datos personales, se establecerá en los respectivos procesos por parte de las distintas áreas encargadas, las cláusulas, anexos, contratos o procedimientos para asegurar la protección de la información y los datos personales en dichas relaciones, ya sea cláusula de auditoría sobre la información, devolución de información, contratos de transferencia y transmisión de información, entre otras.

16. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE HABEAS DATA

Los titulares cuya información se encuentre en bases de datos de propiedad de BIP TRANSPORTES S.A.S., o los terceros legitimados por ley o autorizados expresamente y por escrito por parte del titular, para el ejercicio de sus derechos de Actualización, Rectificación, Conocimiento o Supresión de su información personal, podrán utilizar los siguientes mecanismos para el envío de su petición:

• Registrar su solicitud mediante el correo electrónico coordinación.comercial@biptransportes.com, manifestando de manera expresa su solicitud (conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales).
• Por escrito dirigiéndose a las instalaciones de la empresa en las siguientes direcciones en Barranquilla y Bogotá: ( En la Cra 52 No 74-56 Edificio Banco de Occidente Of 601), de la ciudad de (Barranquilla) departamento del (Atlántico). ( En la Carrera 23 Número 122-59 Oficina 103 en Bogotá).

Independientemente del medio utilizado para enviar la petición en ejercicio de los derechos aquí contemplados, la petición será atendida dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la recepción de la petición por parte del Área Competente en los casos que se trate de una consulta, cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En los casos en que la petición se trate de un reclamo se atenderá dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la recepción, cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

El área competente informará al titular sobre la recepción de la petición.

Si el reclamo o consulta del titular resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción de la petición para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la petición.

17. LEGITIMACIÓN EN EL EJERCICIO DE DERECHOS Y REQUISITOS

El ejercicio de estos derechos es personal y solamente puede actuar el titular de los datos por cualquiera de los procedimientos siguientes:

1. a) Por el propio titular, acreditando su identidad. Por esa razón, no serán atendidas las solicitudes de ejercicio que se efectúen sin acreditar la identidad del titular.

1. b) Por sus herederos, quienes deberán acreditar tal calidad.

1. c) Por el representante legal del titular, previa acreditación de su condición, cuando éste se encuentre en situación de incapacidad o sea menor de edad que le imposibilite el ejercicio de esos derechos.

1. d) Por un representante voluntario expresamente designado para el ejercicio de ese derecho, que tendrá que aportar el poder debidamente constituido para su representación.

Los requisitos de la petición, son los siguientes:

1. a) Nombre, apellidos del titular y fotocopia de su cédula de ciudadanía o extranjería, o pasaporte y, en los casos que se admita, de la persona que le represente, así como del poder de representación. La fotocopia del documento de identidad o del pasaporte podrá ser sustituida por copia de documento equivalente que acredite su identidad conforme a derecho.

1. b) Petición en que se concreta la solicitud. Cuando se trate del derecho de acceso, se deberá especificar el sistema de consulta elegido y cuando se trate de solicitud de rectificación o supresión se deberá indicar el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse.

1. c) Domicilio a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.

1. d) Documentos acreditativos de la petición que formula, en su caso el titular deberá utilizar cualquier medio que permita acreditar el envío y la recepción de la solicitud.

Se rechazará la solicitud en los siguientes casos:

1. a) Cuando sea presentada por persona jurídica.

1. b) Cuando el solicitante sea una persona distinta del titular, sus herederos o de su representante.

1. c) Cuando no se indique la base de datos sobre la que se ejercitan los derechos de acceso, rectificación o supresión.

1. d) En el caso del derecho de rectificación, cuando no se indique el dato que es erróneo y la corrección que debe realizarse.

1. e) Cuando se trate de solicitudes genéricas.

1. f) Si solicitado el acceso, la rectificación o supresión, se considera que no procede acceder a la solicitud del titular, así se le indicará de forma motivada, dentro del plazo de 10 días hábiles y de 15 días hábiles para la rectificación o supresión a contar desde la recepción de la solicitud.

Si la solicitud del titular de la información, no cumple con estos requisitos, no podrá ser atendida y de ser posible, se requerirá al peticionario para que la subsane.

18. ÁREA RESPONSABLE DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN LA ORGANIZACIÓN

La responsabilidad de velar por la adecuada protección de datos personales, como del cumplimiento normativo frente a la materia en BIP TRANSPORTES S.A.S. estará en cabeza del OFICIAL DE PROTECCIÓN DE DATOS.

El Oficial de Protección de Datos tendrá las siguientes funciones:

• Informar a la Alta Gerencia sobre el manejo de datos personales en la Empresa.
• Realizar auditorías con las distintas áreas para revisar la aplicación de la política de protección de datos.
• Informar si se presenta alguna conducta relacionada con los delitos sobre la información o los datos.
• Verificar la integración de las políticas de protección de datos con el manual o políticas de seguridad de la información.
• Crear formatos y distintos procedimientos con el fin de aplicar dentro de la empresa la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013.
• Revisar que el desarrollo del modelo de negocio y los distintos servicios ofrecidos cumplan con la política de protección de datos personales.
• Revisar las relaciones contractuales con terceros, que involucren recepción o entrega de datos personales, para tomar las medidas jurídicas y tecnológicas necesarias para evitar la fuga, interceptación, destrucción, acceso no autorizado y demás acciones sobre los datos.
• Informar a los visitantes, usuarios, contratistas, patrocinadores y proveedores de los deberes para el cumplimiento fundamental del Habeas Data.
• Trabajar junto al departamento jurídico, de Tecnología y Mercadeo, en búsqueda de una cultura de la protección de datos y privacidad empresarial.
• Realizar las actividades propias del Registro Nacional de Bases de Datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, así como estar pendiente de su actualización si fuere el caso
• Realizar lo señalado en la ley para el cumplimiento de las obligaciones empresariales en la protección de datos personales.

19. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN 

De acuerdo a lo establecido en la Ley estatutaria 1581 de 2012, sobre protección de datos personales y su decreto reglamentario 1377 de 2013, los derechos que le asisten a los titulares de la información sobre los cuales BIP TRANSPORTES S.A.S. debe velar para su cumplimiento y garantizar su ejercicio, son:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente BIP TRANSPORTES S.A.S. (responsable y/o Encargados del Tratamiento). Este derecho podrá ser ejercido igualmente por el Titular frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

1. Solicitar prueba de la autorización otorgada a BIP TRANSPORTES S.A.S. para el tratamiento de los datos personales, salvo en los casos exceptuados por la ley (Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).

1. Ser informado por BIP TRANSPORTES S.A.S. (responsable y/o Encargado del Tratamiento) previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.

1. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente para la protección de datos personales

1. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato a BIP TRANSPORTES S.A.S. cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley y a la Constitución.

1. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

1. Conocer los cambios sustanciales en la política de protección de datos concernientes a la finalidad e identificación del responsable del tratamiento, a más tardar al momento de la entrada en vigencia de las nuevas políticas.

1. Para los titulares cuya recolección de datos se realizó con anterioridad a la expedición del Decreto 1377 de 2013, poner en conocimiento las políticas de tratamiento expedidas bajo la regulación de éste.

1. Acceso a la información personal, para lo cual los encargados y responsables deberán implementar los mecanismos sencillos y ágiles para que se garantice el acceso permanente.

1. Ejercer el derecho de acceso para actualizar, rectificar, eliminar datos personales.

20. GENERACIÓN DE CULTURA

De acuerdo a lo establecido en las Guías de Responsabilidad Demostrada, de la Superintendencia de Industria y Comercio, BIP TRANSPORTES S.A.S. se encargará de emprender campañas de generación de cultura, dirigidas a sus empleados, contratistas y demás representantes, con el fin de concientizarlos frente a los riesgos en materia de seguridad de la información personal, así como frente a las directrices establecidas en la presente política.

21. VIGENCIA Y ACTUALIZACIÓN

La fecha de entrada en vigencia de las presentes políticas es el 28 de septiembre del 2018, se han realizado varias actualizaciones siendo la última el 10 de febrero de 2025. Así mismo su actualización dependerá de las instrucciones del Oficial de Protección de Datos de BIP TRANSPORTES S.A.S. La Empresa en concordancia con los lineamientos de las extensiones reglamentarias que haga la Superintendencia de Industria y Comercio como ente de vigilancia y control.